Ricordatevi: se dovete andare da Milano a Roma in macchina l’autostrada è la via giusta, e la destinazione finale l’obiettivo. La priorità consiste nel fare il viaggio, nel tempo prefissato. Le soste alle stazioni di servizio sono solo un optional, che potete pianificare strada facendo.
L’agenda non è altro che il vostro piano di viaggio quotidiano. Per arrivare sempre a destinazione strada facendo.
Gestire gli imprevisti
Ogni giorno accade qualcosa di non previsto: un appuntamento saltato; un cliente che vi chiede di vedervi con urgenza, una telefonata improvvisa. L’imprevisto fa parte del gioco: non può irritarvi né sconvolgervi: va semplicemente gestito, analizzandolo velocemente:
- quello che è successo diventa una priorità o no?
- va gestito immediatamento o no?
- siete in grado di farlo subito, o no?
- occuparvi dell’imprevisto vi obbliga a rimandare qualcos’altro: siete certi che il rimando non vi crei
- un danno maggiore?
Ogni imprevisto va analizzato e poi “scalettato” tra le vostre priorità. Così facendo vi occuperete sempre e solo delle cose importanti, rimettendo al posto giusto quelle che non lo sono.
Le telefonate
Chiaccherare al telefono va benissimo. Se in quel momento avete voglia di prendervi un break. Ma se siete impegnati al massimo, “tagliate” la telefonata al minimo indispensabile: giungete subito al punto, e poi riagganciate. Al telefono la gente perde solitamente la maggior parte del proprio tempo in conversazioni improduttive che tolgono tanto spazio alle priorità che vi eravate prefissi.
Gli incontri
Quando incontrate una persona, cercate di stabilire anzitempo quanto tempo dedicargli: non deve essere necessariamente il meno possibile: dipende cosa volete trasmettere alla persona che incontrate. Se volete semplicemente dargli una
comunicazione, l’incontro non dovrebbe mai
durare più di pochi minuti. Se dovete discutere solo di un problema tecnico, affrontatelo senza girarci attorno. Se invece volete dargli anche un segnale di stima, di fiducia, di amicizia, allungate la conversazione su altri temi, al di fuori di quelli per cui vi siete incontrati.
Quando vi chiedono un appuntamento per una cosa “molto importante”
Chiedete prima di cosa si tratta. Non abbiate timore di sembrare scortese: se è veramente importante e la persona ci tiene, vi rivelerà quanto serve per capire se vale la pena di trasformarla in priorità. O rimandare l’appuntamento a quando farà più comodo a voi.
I “logorroici”
Ci sono persone che tendono ad approfittare della disponibilità altrui. Occorre saperle individuare e gestire. o finiranno letteramente per `rubarvi” il vostro tempo. Non trattandole male: ma giungendo rapidissimamente al punto. Il logorroico: “Ciao Mario. cercavo proprio te. Volevo parlarti di una cosa…’” Voi: “Ciao Giovanni. Guarda, ho un minuto soltanto. Dimmi velocissimo, che cosa c’è’?”
Il logorroico: “Ah. sì senz’altro… Beh, vedi, volevo dirti che, l’altro giorno, riflettendo bene, mi sono segnato una cosa…”
Voi: “Ah, bene, immagino che sia importante. Senti, magari allora me la racconti quando posso dedicarti più tempo. Quando? Non lo so, ma presto. senz’altro molto presto. Tu segnatela, mi raccomando, Ciao”
Le incombenze quotidiane
Una buona regola degli imprenditori di successo e quella di non far mai niente che non possa essere fatto da altri: ciascuno nel suo piccolo dovrebbe fare altrettanto. Scoprite chi vi può aiutare, e non lesinate a chiedergli qualche piccolo favore, se proprio ne avete bisogno. Se proprio oggi non ce la fate a fare la spesa, o passare in Comune per un certo documento, siete proprio sicuro che non ci sia nessuno che non possa farvi il favore di aiutarvi?
